في اجتماع يناقش تأخر مبادرة، قد تتجه الآراء سريعاً إلى زيادة الموارد أو تغيير الأداة أو تمديد الموعد. قبل اختيار أحد هذه المسارات، من المفيد توضيح القرار الذي نحتاج إلى اتخاذه فعلياً. هل نبحث عن سبب التأخر، أم نختار استجابة له؟
اكتب السؤال الذي سيحسمه الاجتماع
ابدأ بصياغة محددة: أي بديل نختار لإنجاز المخرج المتفق عليه ضمن القيود الحالية؟ توضح هذه الصياغة ما الذي نقرره، وتمنع توسع النقاش إلى مسائل لا يحتاج حسمها الآن.
افصل المعلومة عن الافتراض
اكتب ما نعرفه، ثم ما نفترضه، ثم ما ينقصنا. إذا كان تقدير مدة التنفيذ مبنياً على تجربة مختلفة، فسجله افتراضاً يحتاج اختباراً. لا تمنح التقدير المؤقت صفة الحقيقة لمجرد تكراره.
اتفق على معايير الاختيار
قد تشمل المعايير القيمة المتوقعة، والوقت، والتكلفة، والمخاطر، وإمكانية التراجع. حدد ما له الأولوية في سياق القرار، ثم قارن البدائل على الأساس نفسه بدلاً من تغيير المعيار مع كل بديل.
وثق سبب الاختيار
احفظ القرار، وأسبابه، والافتراضات المؤثرة فيه، ومن يملك تنفيذه، وموعد مراجعته. عندما يتغير السياق، تساعدك هذه الملاحظات على معرفة ما إذا كان القرار يحتاج تعديلاً أم أن التنفيذ يحتاج معالجة.
في اجتماعك المقبل، خصص الدقائق الأولى لكتابة سؤال القرار ومعياري الاختيار الأهم قبل عرض الحلول.
ما القرار الذي يحتاج فريقك إلى حسمه الآن، وما المعلومة التي يمكن أن تغير اختياركم؟
مشاركة
متخصص في الإدارة والتحول المؤسسي
عن محمد