في اجتماع المتابعة يقول الفريق: «أنجزنا 90%». يسأل مدير المشروع عن موعد الانتهاء، فتكون الإجابة: «قريباً». يمر أسبوع وتبقى النسبة نفسها؛ لأن الجزء المتبقي يتضمن اختباراً أو موافقة لم يحدد أحد مدتها. الرقم يصف تقدماً، لكنه لا يوضح وحده متى يصبح العمل جاهزاً.
هذه المادة لمدير المشروع الذي يتلقى نسباً مطمئنة، ثم يفاجأ بتأخر الموعد. الهدف أن يخرج من الاجتماع بتقدير مبرر للمدة المتبقية، وعائق محدد، وقرار يمكن متابعته.
اسأل عن المتبقي قبل أن تطلب نسبة جديدة
يوصي دليل تقييم الجداول الزمنية الصادر عن مكتب المساءلة الحكومي الأمريكي بتحديث الجدول وفق التقدم الفعلي والمدة المتبقية والعلاقات بين الأنشطة. ويفرق بين مرور الوقت وإنجاز العمل؛ فقد تمر معظم مدة النشاط وتبقى أصعب أجزائه.
حكمي المهني: عندما تتكرر النسبة دون تغير، ابدأ بفحص الجزء المتبقي مع منفذه. لا تطلب زيادة النسبة لتحسين التقرير. وقد تكون متابعة عدد الوحدات المكتملة أنسب للعمل المتكرر، لكن تقدير موعد المشروع يحتاج أيضاً إلى معرفة ترتيب الأعمال والانتظار بينها.
خمس خطوات لاجتماع متابعة أوضح
حدد تاريخ التحديث. اتفق على أن المعلومات تعكس الوضع حتى نهاية يوم معلوم، وحدد موعد التسليم الذي ستقارنه بالتوقع الجديد. لا تخلط بيانات هذا الأسبوع بتقديرات قديمة.
اطلب وصفاً لما بقي ودليلاً على ما اكتمل. يوضح مسؤول النشاط العمل المتبقي، والمدة التي يحتاجها بالموارد المتاحة، وأساس تقديره. عبارة «قاربنا النهاية» لا تكفي.
أظهر شروط البدء والانتظار. اسأل: ما الذي يجب أن ينتهي أولاً؟ وهل ننتظر موافقة أو بيانات أو مورداً؟ أدرج الانتظار في الجدول، ولا تخفه داخل نسبة الإنجاز.
احسب أثر المتبقي في موعد المشروع. يراجع مسؤول الجدولة تسلسل الأنشطة وتوفر الموارد والمسار الحرج (Critical Path)، أي سلسلة الأنشطة التي تتحكم في أقرب موعد ممكن للانتهاء وفق الجدول. قد يتغير هذا المسار بعد التحديث.
ارفع قراراً محدداً. يعرض مدير المشروع الموعد المتوقع وسبب تغيره والخيارات وآثارها. يحسم صاحب الصلاحية ما يتجاوز صلاحيات الفريق؛ مثل توفير مورد أو تعديل التزام، مع مسؤول وموعد للقرار.
بطاقة متابعة يمكنك استخدامها
أقترح بطاقة مختصرة لكل نشاط مؤثر في الموعد. هذه صيغة عمل قابلة للتكييف، وليست نموذجاً إلزامياً:
النشاط ومسؤوله: ما العمل المحدد، ومن يؤكد حالته؟
تاريخ التحديث ودليل الإنجاز: متى قيس التقدم، وما الذي يمكن فحصه؟
العمل والمدة المتبقيان: ماذا بقي، وكم يحتاج من أيام عمل، وعلى أي افتراض؟
شرط البدء أو العائق: ماذا ننتظر، ومن يستطيع توفيره؟
الأثر والقرار: ما الموعد المتوقع، وما الفرق عن الموعد المعتمد، ومتى يلزم الحسم؟
مثال افتراضي: لماذا بقي التقرير عند 90%؟
لنفترض مشروعاً داخلياً في منشأة سعودية لإعداد تقرير موحد للفروع. أبلغ الفريق عن إنجاز 90%، وكان التسليم متوقعاً بعد أربعة أيام عمل من تاريخ التحديث. عند مراجعة المتبقي ظهرت الأعمال التالية، وجميع المدد والأرقام هنا توضيحية:
اعتماد بيانات الفروع: يحتاج إلى يومي عمل؛ ولا يبدأ التجميع النهائي قبله.
تجميع التقرير ومراجعته: ثلاثة أيام عمل بعد اعتماد البيانات.
الفحص النهائي: يوم عمل واحد بعد انتهاء المراجعة.
إذا نفذت الأعمال بالتتابع دون فاصل، فالمدة المتبقية ستة أيام عمل: 2 + 3 + 1. أي أن التوقع يتجاوز الموعد المعتمد بيومي عمل. ولا يمكن استنتاج هذه النتيجة من نسبة 90% وحدها.
قد يقترح مدير المشروع حسم اعتماد البيانات خلال يوم، وتقليل التجميع والمراجعة إلى يومين بمساعدة موظف مؤهل ومتفرغ. إذا تأكدت قابلية ذلك، تصبح المدة أربعة أيام عمل. هذا خيار يحتاج موافقة وتحققاً من القدرة وجودة المراجعة؛ ولا يسجل بوصفه وقتاً تم توفيره قبل تنفيذه.
متى تنجح الطريقة، وما حدودها؟
معيار النجاح المقترح: في التحديث التالي، يكون لكل نشاط مؤثر تقدير متبق يقره مسؤوله ودليل على ما اكتمل، ويكون لكل تغير في موعد التسليم سبب وقرار متابعة. راقب أيضاً الفرق بين المدة التي توقعها الفريق وما احتاجه فعلياً، لتتحسن التقديرات بمرور الوقت.
البطاقة لا تعوض جدولاً مترابطاً في مشروع كبير. والجمع البسيط في المثال يصح لأن الأعمال متتابعة؛ أما الأنشطة المتوازية والموارد المشتركة والتقاويم المختلفة فتحتاج حساباً مناسباً. كذلك لا يتحول التوقع الجديد تلقائياً إلى موعد معتمد، ولا يضمن تقدير واحد خلو المشروع من المفاجآت.
ابدأ في اجتماعك المقبل بنشاط لم تتغير نسبته منذ تحديثين. اطلب وصف المتبقي ومدته وعائقه، ثم اسأل: ما القرار الذي نحتاجه الآن حتى يبقى موعد التسليم قابلاً للتحقيق؟
المصدر
مكتب المساءلة الحكومي الأمريكي (GAO)
مشاركة
متخصص في الإدارة والتحول المؤسسي
عن محمد